Какие задачи решает Microsoft Project SdO rZd?

MS Project – узкоспециализированное, но достаточно сложное и комплексное ПО, представляющее собой средство управления проектами. Такое определение содержит мало конкретики, поэтому о назначении и основных функциях программы, входящей в состав Microsoft Office, стоит рассказать более детально и подробно.

Что это за программа, её основные функции и возможности MS Project

Управление проектами предполагает контроль над комплексом мероприятий, направленных на управление ресурсами в рамках проекта, анализ объёмов выполненных работ и отслеживании достигнутого прогресса. Механизм планирования основан на использовании метода расчёта критичного пути с визуализацией с помощью диаграммы Ганта.

Существует несколько вариантов программы:

• стандартный пакет – однопользовательский, не требует лицензирования, позволяет работать над небольшими проектами;
• профессиональный проект – программа для корпоративного управления достаточно крупными и сложными проектами. Имеет отраслевые решения;
• Portfolio Server – компонента, предназначенная для анализа эффективности проектов. Браузерный (серверный) вариант программы, реализуемый посредством облачного решения;

На первый взгляд может показаться, что это сложный в освоении продукт, но на самом деле пугаться не стоит – принципы, заложенные в основу пакета, сами по себе достаточно просты. Рассмотрим схематическое описание программы Project, и тогда многое станет ясно.

Задача

Любой проект ставит перед собой определённые цели, которых нужно добиться. Поэтому процедура планирования начинается с составления перечня задач, которые и являются основными объектами проекта

Ресурс

Раз есть цель, нужны и средства для её достижения. Это могут быть материалы, оборудование, финансовые потоки. И, конечно же, людские ресурсы.

Назначение

Собственно планирование означает составление (расчёт) шагов/, направленных на реализацию поставленных задач, с указанием сроков и задействованных ресурсов.

Таким образом, используя Microsoft Project, можно не только разработать проект, но и распланировать время его выполнения с трудозатратами, выполнить оптимизацию этого плана и отслеживать его выполнение.

Как скачать MS Project

Итак, выбираем пункт меню «Установка Office». Для рабочей учётки при наличии подписки нужно будет прокрутить перечень продуктов, установленных в компании, а если подписка типа Microsoft 365, выберите опцию «Службы и подписки» — там будут присутствовать все приобретённые вашей организацией продукты офисного пакета.

Ищем в этом списке Project и жмём кнопку «Установить».

СОВЕТ. Если вам понадобится версия с другим языковым пакетом или разрядностью, выбирайте пункт «Другие варианты», после чего выберите нужную вам версию.

Установка и настройка Microsoft Project

В разных браузерах процедура установки инициируется нажатием кнопки с разными названиями: «Запустить» в продуктах Microsoft (IE, Edge), «Сохранить» в Firefox, «Настройка» в Google Chrome. Во время установки может появиться надпись, требующая ваше разрешение на внесение изменений на ПК устанавливаемой программой, следует ответить утвердительно.

Инсталляция завершится, когда на мониторе появится надпись «Готово», после чего запустится небольшой презентационный ролик с указанием, как запустить MS Project.

Собственно настройки производить не нужно – программа полностью рабочая.

Как пользоваться MS Project

Программа скачана, установлена, запущена. Что дальше? Рассмотрим основные этапы формирования собственного проекта.

Создание нового проекта

Поскольку мы новички, без использования шаблона не обойтись. Можно, конечно, нажать кнопку «Новый проект», но мы лучше выберем что-нибудь наполовину готовое, например, «Простой план проекта».

Определите задачи

Пускай мы хотим создать интернет-магазин. Первое, что нужно сделать, – определиться с этапами. Можно начать с укрупнённых, а затем их конкретизировать. Пример разбиения проекта на этапы:

• создание главной страницы;
• блок аналитики;
• каталог товаров с ценами;
• личный кабинет покупателей (заказы, оплаты, списки желаний и т. д.);
• интеграция модулей оплаты/доставки.

Добавление общих этапов производится кнопкой «Суммарная задача», расположенной на верхней панели программы. Позже этапы можно будет разбить на более мелкие.

Конкретизируйте задачи

Когда общие задачи сформулированы, пришла пора подумать, как их реализовать, то есть конкретизировать перечень мероприятий пол каждому этапу. Для внесения каждого подэтапа жмём кнопку «+ Задача» или делаем двойной клик по пустой графе нужного этапа.

Откроется новое окно, в котором следует указать некоторые параметры этапа:

• название задачи;
• метод управления (может принимать значения «Автоматический» или «Ручной»);
• даты старта и завершения этапа;
• процент завершения;
• приоритетность задачи.

В нашем случае разбиение на более мелкие задачи может иметь следующий вид:

• создание главной страницы – работа над дизайном, вёрстка;
• аналитический блок – проработка требований, прототипирование, составление техзадания, разработка баз данных;
• каталог товаров – те же задачи, что и для главной страницы;
• личный кабинет: авторизация/регистрация пользователя, восстановление утерянного пароля, система бонусов/поощрений, список заказов и желаний);
• модуль оплаты/доставки – подключение платёжных систем, подключение служб доставки.

Определите длительность задач

Каждый этап и подэтапы имеют колонку (слева от наименования), в которой указывается тип планирования. При выборе автоматического способа длительность задач, начальная и конечная даты проставляются программой, в ручном режиме длительность и даты устанавливаются вами.

Установите зависимости между этапами

По мере внесения данных в левой панели Project начинает строить временную диаграмму Ганта, но без учёта взаимосвязи отдельных задач, что будет неправильно. Скажем, личный кабинет и каталог между собой практически не связаны, их можно разрабатывать параллельно, а вот прототипирование интернет-магазина не начнёшь, пока не будут определены требования, то есть вторая задача может быть начата только после завершения первой. Вот такие связи и нужно проставить, установив в колонке «Предшественник» номер задачи, без завершения которой приступать к реализации текущей невозможно.

Распределите ресурсы

Теперь, когда построена временная диаграмма Ганта, можно назначить ответственных за выполнение каждой задачи. Для этого внизу справа имеются 4 других вкладки, кроме диаграммы.

Нас интересует «Лист ресурсов». Вносим в таблицу имена сотрудников, участвующих в реализации проекта, с указанием фамилии, должности, графика работы, часовой ставки, надбавок и других сведений, необходимых для контроля над ходом выполнения проекта.

Теперь снова возвращаемся в диаграмму и проставляем должности исполнителей, закреплённых за каждым этапом. Скажем, аналитик должен разрабатывать аналитику интернет-магазина, веб-дизайнеры – отвечать за внешний вид сайта, программисты – за задачи, требующие кодирования.

Устраните проблему перегрузки

Может так случиться, что определённых специалистов будет не хватать по графику работ, и тогда на диаграмме Ганта слева от проблемной задачи будут высвечиваться красные фигурки человечков.

Для решения коллизии предназначен «Виртуальный оптимизатор ресурсов».

Скажем, если программист один, то он будет однозначно перегружен. Для исправления ситуации возвращаемся в Диаграмму и жмём на вкладке «Ресурс» в верхней панели, после чего выбираем пункт «Автоматическое выравнивание ресурсов». MS Project перераспределит время выполнения задач так, чтобы устранить коллизию, но общее время выполнения проекта при этом увеличится.

Итак, мы познакомились с инструкцией, как работать в программе Microsoft Project. Безусловно, возможности этой программы выходят далеко за рамки описанной последовательности, многие из функций никогда не будут вами востребованы, но некоторые позволят вам добиться впечатляющих результатов в деле управления проектами любой сложности. Описать все возможности пакета в рамках небольшой статьи весьма проблематично, да мы и не ставили перед собой такую задачу. Для этого имеются довольно увесистые печатные издания и мануалы. Но зато вы уже можете себе представить, с чем столкнётесь, а опыт – дело наживное.

Текущая версия страницы пока не проверялась опытными участниками и может значительно отличаться от версии, проверенной 13 мая 2022 года; проверки требует 1 правка.

Microsoft Project — программа управления проектами разработки корпорации Microsoft, поставляемая как самостоятельный продукт, так и в составе расширенных редакций пакета Microsoft Office.

Обеспечивает разработку планов, распределение ресурсов по задачам, отслеживание прогресса и анализ объёмов работ, позволяет генерировать расписания критического пути. Расписания могут быть составлены с учётом используемых ресурсов. Цепочка визуализируется в диаграмме Ганта.

Под маркой Microsoft Project доступны сразу несколько продуктов и решений:

• Microsoft Project Standard — однопользовательская версия для небольших проектов;
• Microsoft Project Professional — корпоративная версия продукта, поддерживающая совместное управление проектами и ресурсами, а также управление портфелями проектов с помощью Microsoft Project Server;
• Microsoft Project Web Application — веб-интерфейс для простого редактирования проектов, отчетности о выполнении задач, а также просмотра портфелей проектов и отчетов;

Начиная с 2013 года Microsoft предоставляется облачная версия Microsoft Project Online.

Положение на рынкеПравить

• Элейн Мармел. Microsoft Office Project 2007. Библия пользователя. Управление проектами = Microsoft Office Project 2007 Bible. — М.: «Диалектика», 2008. — С. 800. — ISBN 978-5-8459-1400-2.
• Сингаевская Галина Ивановна. Управление проектами в Microsoft Project 2007. — М.: «Диалектика», 2008. — С. 800. — ISBN 978-5-8459-1374-6.
• Бонни Бьяфоре. Всё по плану! Успешное управление проектами с использованием Microsoft Project = On Time! On Track! On Target!: Managing Your Projects Successfully with Microsoft Project. — М.: Microsoft Press, 2006. — С. 304. — ISBN 5-7502-0293-3.

В этом обзоре мы рассмотрим планировщик MS Project (МС Проджект), который поможет держать под контролем все сложные процессы со множеством задач.

Что такое MS Project?

Майкрософт Проджект (Microsoft Project) ―  это программа для управления проектами. Она помогает менеджерам контролировать исполнение поставленных задач, а также грамотно распределять ресурсы. Основной рабочий инструмент в ней — диаграмма Ганта.

Локальные решения MS Project включают в себя следующие пакеты:

Версия для небольших проектов. Рассчитана на 1 пользователя.

Корпоративная программа для совместного доступа к управлению.

Программа для анализа проектов и ключевых показателей эффективности по ним.

Облачное решение Project позволяет работать над проектами, просматривать отчетность, анализировать прогресс, и все это в браузере.

Несмотря на то что MS Project — это знакомый многим менеджерам инструмент для управления проектами, работа в нем не будет легкой даже для опытных управляющих.

В этой программе есть несколько параметров, на базе которых и строится разработка планов, анализ прогресса и эффективности, расчет критического пути.

Любая работа имеет конечную цель. Для успешного планирования нужно составить список задач и подзадач, которые требуют решения.

Чаще всего это сотрудники и члены команды, задействованные на проекте. При этом ресурсом может быть и материал, и оборудование.

Расчет затрачиваемых ресурсов для выполнения конкретной задачи. Назначения помогают сориентироваться во времени реализации проекта.

Microsoft Office Project поможет:

• Пошагово разработать и детализировать проект.
• Рассчитать время и трудозатраты.
• Оптимизировать план.
• Сделать анализ текущего состояния проекта и прогресса.

Базовые функции Microsoft Project

Сразу при открытии Microsoft Project предлагает создать проект. Сделать это можно с нуля или загрузить из Excel.

При создании проекта достаточно сформировать список задач и добавить их на временную шкалу.

Постановка задачи

Чтобы разбить работу на отдельные задачи, нужно внести каждый из предусмотренных шагов в общий план.

Для добавления задачи достаточно дважды щелкнуть по ячейке в таблице. В результате откроется диалоговое окно, в котором можно установить следующие параметры:

• Название.
• Способ управления (ручной или автоматический).
• Даты начала и окончания.
• Процент завершения.
• Длительность.
• Приоритет.

Есть дополнительные поля для заметок и назначения ресурсов.

Управление задачами осуществляется с помощью верхней панели свойств и инструментов. При наведении на отдельные элементы всплывают интерактивные подсказки, которые помогут быстро освоить функционал.

Создание диаграммы проекта

Задачам можно присваивать приоритет и создавать связи между ними. Для этого нужно двойным щелчком открыть контекстное меню. На вкладке общих настроек есть поле «Приоритет». В ней присваивается значение, показывающее уровень значимости.

С помощью вкладки «Предшественники» можно указать связи между задачами, записав их в порядке очередности.

По мере реализации всего проекта это поможет оптимизировать использование выделенных ресурсов.

Расчет критического пути

В проекте могут быть последовательности, от которых зависят сроки завершения проекта. Это критический путь — цепочка задач, от своевременного завершения которых зависит своевременное и успешное окончания проекта.

Другими словами, это значит, что если какой-то этап критического пути выполнен не вовремя, то намеченную дату окончания придется переносить.

Чтобы в диаграмме проекта в MS Project увидеть последовательность задач, которые влияют на сроки, откройте меню «Вид» и перейдите в раздел «Диаграмма Ганта». В нем нажмите кнопку «Формат» и установите галочку в пункте «Критические задачи».

Создание шаблонов

Для того чтобы каждый раз не создавать отдельные таблицы для типовых проектов, можно взять один из них за основу и сохранить в качестве шаблона диаграммы Ганта. В дальнейшем планирование будет отнимать значительно меньше времени.

Шаблоны отображаются на главном экране Microsoft Project. Кроме сохраненных личных, можно выбрать готовый простой план проекта.

На главном экране также можно выбрать вариант создания шаблона из таблицы Excel или существующего документа.

Как внедрить MS Project?

MS Project можно использовать для планирования по следующим методологиям управления проектами:

• Waterfall.
• Agile.
• Scrum.
• И некоторые другие.

Управление проектами с помощью MS Project

После того как вы создали план, назначили ресурсы, установили срок исполнения этапов и их последовательность, можно приступать к непосредственному менеджменту. При этом есть несколько рекомендаций, которых стоит придерживаться для успешного управления проектами.

• Устанавливайте зависимости с помощью указания номеров задач-предшественниц.
• Старайтесь минимизировать структурные задачи.
• Для каждого элемента лучше назначать только одного исполнителя.

На первых порах инструмент допускает приблизительное распределение ресурсов. В дальнейшем MS Project поможет создать баланс. Сгруппировав задачи по исполнителям, можно увидеть проблемные места в проекте.

Для того чтобы назначить ответственное лицо, нужно открыть контекстное меню задачи (двойным щелчком мыши) и в графе «Ресурсы» прописать или выбрать исполнителей.

Дальше нужно минимизировать сроки реализации. Для этого стоит назначить других исполнителей или перенести задачи на следующие этапы. После оцените возможные трудности на пути к реализации каждого этапа и заложите в установленные сроки дополнительное время, которое необходимо для устранения препятствий.

MS Project ― функциональный и удобный инструмент для проектного менеджмента. При грамотном использовании программа поможет увидеть риски до начала работ и минимизировать их.

Составив план проекта в Microsoft Project, можно еще на начальном этапе назвать сроки реализации, а также оценить затраты трудовых ресурсов.

Альтернативы MS Project

До конца не разобрались в планировщике от Microsoft и ищете надежный и доступный аналог MS Project?

GanttPRO — это онлайн-диаграмма Ганта для профессионального управления проектами.

Это простой в использовании инструмент на основе диаграммы Ганта, помогающий в планировании, организации и приоритизации задач разных проектов.

GanttPRO разработан для управления задачами в разных областях и сферах: IT разработке, строительстве, маркетинге, продажах, здравоохранении и т. Его также можно использовать для отслеживания времени и прогресса проекта, совместной работы команды, управления сроками, ресурсами и затратами.

Мобильная версия GanttPRO поможет постоянно оставаться на связи с командой и оперативно решать текущие вопросы.

Преимущества GanttPRO над Microsoft Project:

• Интуитивно-понятный интерфейс.
• Доступность.
• Удобные шаблоны проектов в диаграмме Ганта.

Эффективное планирование и управление проектами

Управляйте проектами, ресурсами и командой с онлайн-диаграммой Ганта.

При этом онлайн-диаграмма Ганта GanttPRO предлагает множество возможностей для эффективного управления проектами:

• Создание и назначение задач.
• Отслеживание прогресса.
• Создание вех.
• Создание и управление связями задачами.
• Управление ресурсами и их загрузкой.
• Взаимодействие с командой.
• Управление стоимостью и бюджетом.
• Отслеживание времени на задачи.
• Создание базового плана.
• Экспорт проектов в PDF, PNG и Excel.
• Создание ссылки на план для доступа третьих лиц.

Как быстро зарегистрироваться и создать свой первый проект в GanttPRO

Регистрация в GanttPRO не составит труда. После нее вы можете работать с проектами, следуя простым шагам:

Создайте проект

Используйте зависимости для создания иерархии задач

Вы можете добавить новые задачи, подзадачи, вехи и создать новые проекты на одной временной шкале. Соединяйте зависимые задачи, просто используя «drag-and-drop».

Настройте параметры задач

На этом этапе вы можете задавать даты, статус, приоритет, прогресс, продолжительность для ваших задач и назначить их на определенных членов команды.

Включите автопланирование

Вы также можете активизировать возможность автопланирования. Если в зависимых задачах случатся изменения, оно автоматически скорректирует график.

Найдите критический путь

Включите возможность критического пути. Это позволит видеть ключевые задачи для успешного завершения проекта.

Это лишь базовые шаги по работе с вашим проектом. В GanttPRO вы найдете еще много простых и сложных возможностей, которые превратят процесс управления проектами в приятное занятие.

Из этого видео вы также узнаете, как всего за несколько минут создать свой первый проект в GanttPRO и сразу начать им управлять.

https://youtube.com/watch?v=dsLYXXNo3_w%3Ffeature%3Doembed

Есть вопросы о GanttPRO? Или сомневаетесь в том, что это лучшая альтернатива MS Project? Спросите у нас в Live Chat или запишитесь в удобное для вас время на персональное демо GanttPRO.