Согласование договора с контрагентом может происходить в процессе ржд сдо

Документальное оформление преддоговорных отношений

Часто заключению какого-либо договора предшествует долгая и кропотливая работа по согласованию будущих условий сделки. Для документального оформления каждой стадии договоренностей (фазы сближения сторон) есть свои виды преддоговорных документов, которые обеспечивают заключение договора в будущем.

Документы, фиксирующие факт встреч и ведения переговоров. Основным документом на этом этапе является протокол записи деловой беседы (показан в Примере 3). Он имеет целью зафиксировать:

факт встречи конкретных представителей сторон и
круг обсуждаемых проблем, вопросов (даже без принятых решений по ним, если пока ни о чем договориться не смогли).

Пример 3. Протокол записи деловой беседы

Документы, фиксирующие предварительные итоги переговоров:

протокол о намерениях (Пример 4);
соглашение о сотрудничестве (Пример 5) и
протокол о результатах проведения переговоров.

Эти документы обычно1 не налагают на участников переговоров каких-либо финансовых и юридических обязательств. Однако во избежание противоречий это лучше прямо указать непосредственно в тексте документа (см. «1» в Примерах 4 и 5).

Пример 4. Протокол о намерениях

Пример 5. Соглашение о сотрудничестве

Такие документы составляются на языке переговоров: если они ведутся в России на русском языке, то и документы составляются на нем; а если на иностранном, то документы делают двуязычными (язык каждой стороны переговоров в своей колонке).

Образцы протокола и соглашения из Примеров 4 и 5 заточены под западную практику, это особенно видно в преамбуле документа.

У многих западных и азиатских компаний печати отсутствуют и подтверждение документов происходит за счет проставления личной или электронной подписи. В российском правовом поле в силу ст. 160 ГК РФ печать тоже не является обязательной при оформлении сделки в письменном виде (просто не все об этом знают или воспринимают наличие оттиска печати как дополнительное подтверждение «легитимности» договора). Таким образом, печать на договоре, и уж тем более на документах, показанных в этой статье, не является обязательным атрибутом как для российских, так и для иностранных компаний.

Документы из Примеров 4 и 5 очень часто выступают прообразом предварительного договора, который уже точно имеет юридическое значение, т. стороны берут на себя обязательства.

Статья 429 «Предварительный договор» Гражданского кодекса РФ

По предварительному договору стороны обязуются заключить в будущем договор о передаче имущества, выполнении работ или оказании услуг (основной договор) на условиях, предусмотренных предварительным договором.

Предварительный договор заключается в форме, установленной для основного договора, а если форма основного договора не установлена, то в письменной форме.

Предварительный договор должен содержать условия, позволяющие установить предмет, а также условия основного договора, относительно которых по заявлению одной из сторон должно быть достигнуто соглашение при заключении предварительного договора.

В предварительном договоре указывается срок, в который стороны обязуются заключить основной договор.

Если такой срок в предварительном договоре не определен, основной договор подлежит заключению в течение года с момента заключения предварительного договора.

В случаях, если сторона, заключившая предварительный договор, уклоняется от заключения основного договора, применяются положения, предусмотренные пунктом 4 статьи 445 настоящего Кодекса. Требование о понуждении к заключению основного договора может быть заявлено в течение шести месяцев с момента неисполнения обязательства по заключению договора.

В случае возникновения разногласий сторон относительно условий основного договора такие условия определяются. решением суда. Основной договор в этом случае считается заключенным с момента вступления в законную силу решения суда или с момента, указанного в решении суда.

Обязательства, предусмотренные предварительным договором, прекращаются, если до окончания срока, в который стороны должны заключить основной договор, он не будет заключен либо одна из сторон не направит другой стороне предложение заключить этот договор.

О тонкостях офисного гостеприимства читайте в следующей статье.

Составление единого договора-документа

При составлении договора как единого документа, подписанного обеими сторонами, офертой является проект договора, который направляется контрагенту. А подписанный им проект ‒ это согласие на заключение, то есть акцепт.

На практике это самый распространённый, удобный и безопасный способ.

Обращаем внимание, что некоторые договоры могут быть заключены только этим способом: например, продажа недвижимости, аренды здания или сооружения. Такие сделки без единого договора-документа недействительны (п. 4 ст. 434, ст. 550, п. 1 ст. 651 ГК РФ).

Готовые решения СПС КонсультантПлюс подскажут, как действовать в конкретной ситуации: пошаговые инструкции, образцы документов, ссылки на правовые акты.

Этап согласования проекта договора

Согласование проекта договора (для конкретной сделки или типовой формы) и других документов, определенных Договорным регламентом, – это процедура проверки и удостоверения согласующими соответствия условий проекта законодательству, интересам организации и внутренним документам.

Если речь идет о проекте двухстороннего (или более) договора с конкретным контрагентом, то до того как ответственный исполнитель направит его на согласование внутри своей организации, его условия должны быть согласованы со сторонней компанией – рекомендуем придерживаться этой позиции.

В Договорном регламенте должны быть определены следующие принципиальные моменты, касающиеся процедуры согласования:

Какие документы кроме договоров (дополнительные соглашения, заявки, спецификации и иные) 1 попадают под действие Договорного регламента. Для определенных разновидностей договоров / документов могут быть предусмотрены более упрощенные или более жесткие процедуры согласования либо разный состав согласующих лиц. Чем более рисковый договор, тем больше ему должно быть уделено внимания.

Схема согласования проектов договоров в организации:

централизованная – когда в компании определено структурное подразделение, отвечающее за процесс согласования, например, договорный отдел. Ответственный исполнитель предоставляет проект договора в это подразделение, которое и осуществляет процесс согласования, т.е. централизованно передает проект договора всем согласующим, а после согласования при отсутствии замечаний передает договор на подписание, при наличии замечаний – ответственному исполнителю для их устранения;
децентрализованная – когда ответственный исполнитель сам передает проект договора согласующим подразделениям;
смешанная – когда на каких-то этапах согласования используется централизованная схема, а на других – децентрализованная. На практике этот вариант используется достаточно редко.

Список согласующих подразделений и должностных лиц. Как правило, в любой организации обязательными согласующими подразделениями / работниками являются:

руководитель ответственного исполнителя;
юридический отдел / юрисконсульт;
финансово-экономическая служба;
главный бухгалтер;
служба безопасности (если в вашей организации проверка всех контрагентов будет осуществляться до подготовки проекта договора, то целесообразно службу безопасности вообще исключить из списка согласующих).

Этот минимальный список согласующих может быть дополнен:

заинтересованным подразделением – структурное подразделение, принимающее участие в согласовании проекта договора по вопросам, входящим в его компетенцию. В качестве заинтересованного подразделения может выступать, например, отдел качества, производственное управление и т.п.;
любым иным структурным подразделением в зависимости от особенностей деятельности организации. Так для юридических лиц, работающих по Федеральному закону «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» от 18.07.2011 № 223-ФЗ, можно рекомендовать включение в список согласующих структурного подразделения, отвечающего за проведение процедур размещения заказа (это может быть отдел закупок).

В организации может быть предусмотрен отдельный список согласующих для проектов договоров, заключаемых по типовой форме. При ее разработке она уже согласовывалась со всеми необходимыми структурными подразделениями, потому изготовленный по ней «стандартный» договор с вписанной переменной информацией требует обычно минимум внимания.

Перечень функций всех участников договорного процесса может закрепляться в виде отдельного приложения к Договорному регламенту.

Пример 24. Функции отдельных участников Договорного регламента (не включающего этап проверки контрагента и проведения переговоров) при децентрализованной схеме согласования

В соответствии с настоящим Регламентом определены функции участников процесса:

Функции ответственного исполнителя:

получение необходимого объема информации о контрагенте;
подготовка и представление необходимых документов, предусмотренных настоящим Регламентом, для согласования и заключения договоров;
организация подготовки проектов договоров в соответствии с требованиями настоящего Регламента, предусматривающих наибольшие выгоды для организации, с учетом нормативной базы в пределах должностных обязанностей по предмету будущих договоров;
принятие всех мер, направленных на то, чтобы контрагенты работали по текстам договоров, разработанным в организации, включая типовые формы и шаблоны договоров;
своевременное обращение в юридический отдел с целью оформления дополнительного соглашения к договору о пролонгации с уточнением срока действия и суммы договора;
организация согласования проекта договора и подготовка необходимых документов, предусмотренных Регламентом;
инициация разработки типовых форм договоров;
в случае необходимости осуществление государственной регистрации договора;
своевременная доставка договора контрагенту, своевременный возврат подписанного договора от контрагента в организацию;
организация надлежащего выполнения сторонами договора принятых на себя обязательств;
своевременная подготовка дополнительных соглашений к договору при изменении его отдельных условий;
подготовка (либо запрос у контрагента) и своевременное предоставление в бухгалтерию первичных учетных документов (например: акты выполненных работ / оказанных услуг, акты приема-передачи), счетов-фактур и пр.;
своевременное получение сведений от контрагентов о причинах неисполнения / ненадлежащего исполнения контрагентом своих обязательств (включая этапы);
информирование своего руководителя о причинах неисполнения договора как со стороны контрагента, так и со стороны организации.

Функции руководителя ответственного подразделения:

Функции руководителя заинтересованного подразделения:

соблюдение сроков визирования проекта договора специалистами заинтересованного подразделения, осуществляющими визирование;
согласование проекта договора по вопросам, входящим в компетенцию специалистов заинтересованного подразделения;
формулировка положений проекта договора, которые относятся к компетенции сотрудников заинтересованного подразделения.

Функции главного бухгалтера:

осуществление контроля за корректностью формулировки предмета договора для целей его (договора) последующего учета;
контроль наличия и формулировка в проекте договора момента перехода права собственности и других условий, с которыми связывается постановка на бухгалтерский учет и снятие с него;
проверка соответствия условий договора налоговому законодательству (в т.ч. внесение предложений по корректировке условий договора в целях приведения в соответствие с налоговым законодательством и оптимизации налогообложения);
оценка налоговых последствий заключения и исполнения договора, включая проверку условий договора с точки зрения влияния на формирование налогооблагаемой базы;
оценка налоговых рисков, контроль за корректностью формулировок договора для избежания неблагоприятных налоговых последствий;
определение в случаях значительного финансового риска необходимости запроса копии бухгалтерского баланса контрагента;
проверка правильности расчета ставок и сумм налогов в договорах;
проверка условий договора, касающихся порядка и сроков представления документов по исполнению договора;
соблюдение сроков визирования проектов договоров;
учет исполнения обязательств по договорам путем сплошного, непрерывного и документального их учета.

Функции юридического отдела:

организация договорной работы в организации;
разработка проектов договоров (включая типовые договоры) и проектов иных документов к договорам, предусмотренных настоящим Регламентом;
проверка соответствия законодательству проектов договоров и иных документов к ним, включая определение порядка налогообложения;
осуществление контроля наличия лицензии (в предусмотренных законодательством случаях), ее соответствия предмету договора, соотношения сроков действия лицензии со сроками действия (исполнения) договора;
проверка полномочий лиц, заключающих договоры;
определение необходимости одобрения сделки советом директоров / общим собранием акционеров и подготовка документов для одобрения сделки;
принятие мер по разрешению разногласий с контрагентами по проектам договоров;
обеспечение нотариального удостоверения отдельных видов договоров;
анализ договорной работы в организации, подготовка предложений по ее совершенствованию;
ведение претензионно-исковой работы в организации.

В Договорном регламенте необходимо определить не только список согласующих лиц, но и их дублеров на период отсутствия «основных бойцов» (отпуск, временная нетрудоспособность, командировка). В таких случаях процесс согласования может осуществлять:

Протокол разногласий

В процессе переговоров и согласования условий между сторонами могут возникнуть разногласия. В данной ситуации можно составить протокол разногласий и направить его контрагенту. Документ нужен, чтобы зафиксировать несогласие с отдельными условиями договора и предложить контрагенту изменить их.

Суть протокола разногласий в том, что если его подпишет контрагент, то в части спорных условий нужно руководствоваться не договором, а протоколом.

Пока стороны не согласуют разногласия, договор не будет считаться заключённым; а если он уже исполняется, то спорные условия применяться не будут (Постановление Президиума ВАС РФ от 15. 2002 № 6341/01 по делу № А81-3014/3034Г-00). Например, в процессе заключения договора одна из сторон не согласна с размером неустойки и направляет контрагенту протокол разногласий. Если протокол не подписан, но его исполнение началось, то данное условие остаётся несогласованным и взыскать неустойку не получится.

Если подписывается договор с протоколом разногласий, то необходимо сделать на нём соответствующую отметку. Это важно, поскольку иначе будет трудно доказать, что сторона не была согласна не со всеми условиями.

В СПС КонсультантПлюс есть Путеводители по любым видам договоров, а также полная база сопутствующих документов.

Конклюдентные действия

Конклюдентные действия ‒ это поведение, которое выражает согласие с предложением контрагента заключить, изменить или расторгнуть договор. Действия состоят в полном или частичном выполнении условий, которые предложил контрагент. Лицо совершает конклюдентные действия, когда фактически исполняет то, что предложил контрагент, в срок, который установил контрагент, что по общему правилу означает заключение договора (п. 3 ст. 438 ГК РФ). Например, заказчик направил подрядчику предложение заключить договор, подрядчик приступил к выполнению работ, а заказчик в итоге их принимает. В данной ситуации возникают отношения по договору подряда (п. 6 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 25. 2018 № 49, п. 7 Обзора судебной практики Верховного Суда РФ № 3 (2020)).

Обращаем внимание, что для заключения договора путём совершения конклюдентных действий выполнения всех условий оферты в полном объёме не требуется. Достаточно приступить к исполнению предложенного договора на условиях, указанных в оферте, и в установленный для её акцепта срок (п. 13 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 25. 2018 № 49).

При получении претензии от контрагента или госоргана КонсультантПлюс поможет быстро оценить спорную ситуацию и предложить варианты решений.

Итак, процедура заключения договора содержит множество нюансов. Разобраться в правилах, процедуре, этапах заключения и подписания договоров помогут уникальные материалы в системе КонсультантПлюс, которые содержат пошаговые инструкции, формы и образцы заполнения документов, а также анализ актуальной судебной практики.

Готовое решение: Требования к форме сделки (договора) и последствия её несоблюдения (КонсультантПлюс, 2022)

Готовое решение: Что нужно знать о заключении договора (КонсультантПлюс, 2022)

Готовое решение: Какие условия договора являются существенными (КонсультантПлюс, 2022)

Последние изменения: Заключение договора (КонсультантПлюс, 2022)

Обмен документами, в том числе по электронной почте

Заключить договор можно не только подписав единый договор, но и при помощи обмена документами. В одних из них будет содержаться оферта, в других ‒ её акцепт.

Например, это может быть обмен электронными или бумажными письмами, иными документами (п. 2 ст. 434 ГК РФ). При этом не требуется наличия подписи оферента, если обстоятельства, в которых сделана оферта, позволяют достоверно установить направившее её лицо (п. 9 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 25. 2018 № 49).

Заключение договора путём обмена сообщениями по электронной почте не самый безопасный способ заключения договора. Практика по данному вопросу неоднозначна. Например, Постановление Арбитражного суда Московского округа от 27. 2018 № Ф05-11749/2018 по делу № А41-84219/2017. Стороны заключили договор возмездного оказания услуг. Условия были согласованы путём обмена сообщениями по электронной почте, но договор в письменном виде заключён не был. Услуги были оказаны, исполнитель направил заказчику отчёт и договор на подпись, но тот принял решение не подписывать его по причине того, что отчёт ему не пригодился и не был использован во внутренней работе. Услуги оплачены не были. Исполнитель обратился в суд, но решение было вынесено в пользу заказчика. Суд отметил, что для признания договора заключённым необходимо установить факт ведения переписки лицом, которое является законным представителем соответствующей стороны, то есть уполномоченным лицом на заключение договора.

Если переписка велась с электронной почты уполномоченного лица, то можно подтвердить заключение договора. Получение или отправка сообщения с использованием адреса электронной почты, известного как почта самого лица или служебная почта его компетентного сотрудника, свидетельствует о совершении этих действий самим лицом, пока им не доказано обратное. Позиция подтверждена судебной практикой (Постановление Президиума ВАС РФ от 12. 2013 № 18002/12 по делу № А47-7950/2011, Постановление Арбитражного суда Уральского округа от 16. 2019 № Ф09-6066/19 по делу № А47-12908/2018, Постановление Двенадцатого арбитражного апелляционного суда от 22. 2019 № 12АП-4815/2019 по делу № А57-26104/2018).

Дополнительные условия договора

В договоре все условия важны. Несогласованные условия могут вызвать недопонимание во взаимодействии с контрагентом. Кроме того, стороны в данной ситуации будут руководствоваться нормами закона, которые не всегда защищают их интересы.

То, какие именно дополнительные условия согласовывать, зависит от вида договора, но существует ряд условий, на которые рекомендуем обратить внимание в любом случае. Цена. В некоторых случаях суды относят цену к существенным условиям договора, но практика неоднозначна. Если цена не согласована, то она определяется исходя из обычно взимаемой за аналогичные товары, работы или услуги при сравнимых обстоятельствах (ст. 424 ГК РФ).

Порядок оплаты. Если в договоре не указана дата платежа, то необходимо руководствоваться ст. 314 ГК РФ. Должник заплатит только на основании требования кредитора.

Срок исполнения обязательств. Если он не предусмотрен, то необходимо руководствоваться Гражданским кодексом – 7 дней с момента требования (ст. 314 ГК РФ)

Ответственность сторон. Штрафы, пени, неустойка. Можно предусмотреть ответственность за любое нарушение обязательств. Если таких условий нет, то можно взыскать только проценты за пользование денежными средствами (ст. 395 ГК РФ) и убытки (ст. 15, ст. 393 ГК РФ). При этом сумма процентов может быть невыгодна, а убытки необходимо доказать и привязать к договору.

СПС КонсультантПлюс предоставляет доступ к полной базе судебной практики арбитражных судов и судов общей юрисдикции всех инстанций.

Оформление необходимых бумаг

Несмотря на то, что процесс трудоустройства в этой стране весьма прост, для правильного оформления пребывания на период заработков, придется потратить некоторое время. Прежде всего, надлежит получить разрешение на работу, гарантирующее законность деятельности на территории страны.

Для успешного его оформления, потребуется выполнить ряд условий:

У компании, нанимающей сотрудника, должны быть соблюдены квоты, относительно трудовых мигрантов из других стран.
Работодатель должен сначала написать письмо-приглашение, а после его проверки — оформить визу сроком на 30 дней.
После прибытия на территорию государства, соискатель обязан зарегистрировать место проживания, что позволит получить разрешение, если остальные условия были выполнены.

Важно ответственно отнестись к срокам оформления визы, так как необходимые бумаги должны быть поданы не позднее 7 дней после прибытия кандидата. После получения разрешения, виза станет многократной, что позволит перемещаться по стране и за её пределами легально.

Можно ли в договоре поставить факсимильную подпись?

Факсимильная подпись на договоре приравнивается к собственноручной, когда стороны заключили соглашение об использовании факсимиле и подписали его собственноручными подписями (п. 2 ст. 160 ГК РФ).

Если такого соглашения нет, то в случае спора суд может прийти к выводу, что договор не заключён. Например, Определение Верховного Суда РФ от 24. 2020 № 303-ЭС20-20498 по делу № А51-19381/2018. Стороны заключили договор аренды. Договор со стороны арендодателя был подписан факсимильной подписью. Арендатор не вносил арендную плату, и арендодатель обратился в суд с исковым заявлением о взыскании арендной платы. Арендатор подал встречный иск о признании договора незаключённым. Первая инстанция удовлетворила требования арендодателя, вышестоящие суды не согласились. Соглашение об использовании факсимильной подписи для заключения сделки между сторонами отсутствует (п. 2 ст. 160 ГК РФ). В результате суды пришли к обоснованному выводу о том, что по своей форме спорная сделка не соответствует п. 1 ст. 651 ГК РФ и, как следствие, в силу абз. 2 п. 1 ст. 651 ГК РФ является недействительной. Соответственно, она не повлекла для сторон юридических последствий, за исключением тех, которые связаны с её недействительностью. Требования арендатора были удовлетворены, и арендодателю не удалось взыскать с него арендную плату.

Энциклопедия спорных ситуаций СПС КонсультантПлюс позволит увидеть разные точки зрения по одному и тому же вопросу: что думает Минфин, налоговая, суды.

Форма договора

Все не требующие нотариального удостоверения договоры между юридическими лицами должны быть совершены в простой письменной форме (подп. 1 п. 1 ст. 161 ГК РФ).

Когда договор заключается с помощью электронных или иных технических средств, письменная форма соблюдена, если содержание в неизменном виде можно воспроизвести на материальном носителе.

Наличие подписи может заменить любой способ, позволяющий достоверно определить выразившее волю лицо. Специальный способ определения может быть предусмотрен законом, иными правовыми актами и соглашением сторон (п. 1 ст. 160 ГК РФ).

Существует исключение, когда юридические лица могут заключить договор устно. Это возможно, если он исполняется при самом его совершении (п. 2 ст. 159 ГК РФ). Например, когда товар передаётся и оплачивается одновременно. При этом должны быть соблюдены следующие условия:

соглашением сторон не установлено иное;
договор не требует нотариальной формы;
договор не требует простой письменной формы, несоблюдение которой влечёт его недействительность.

Даже если закон допускает заключение договора в устной форме, не рекомендуем отказываться от письменной формы. Если возникнут разногласия по договору, то без документа может быть сложно предъявить претензии и доказать, что стороны договаривались об определённых условиях. Например, покупатель получил товар и сразу его оплатил, договор не заключался. Но могут возникнуть сложности относительно предъявления претензий по качеству.